Was macht eigentlich eine Immobilienverwaltung den ganzen Tag? Wofür bekommt sie Geld – und ist sie das Geld auch wert? Diese Fragen haben sie sich bestimmt auch schon gestellt?

Bei einem Eisberg sieht man bekanntlich etwa nur 1/7 des Ganzen über der Wasseroberfläche – der gewichtigere Rest befindet sich unsichtbar darunter. Ähnlich verhält es sich beim Aufgabenspektrum einer Hausverwaltung.

Das sieht der Eigentümer:   

• Wirtschaftsplan
• Hausgeldabrechnung
• Eigentümerversammlung
• Rundschreiben
• Aushänge
• Besuche der Wohnanlage
• Individuelle Beratung/ Information
• Protokoll der Eigentümerversammlung

Das sieht ein Verwaltungsbeirat oder ein gut informierter Eigentümer:

• Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
• Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle
• Belegprüfung
• Vorbereitung von Eigentümerversammlungen
• Ortstermine
• Eigentümer- und Hausbewohner-Gespräche
• Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
• Mahnwesen bei Zahlungsverzug

Leistungen der Hausverwaltung, die der Eigentümer normalerweise nicht sieht:

Kaufmännische Leistungen

• Verbuchen sämtlicher Geldein- und Ausgänge
• Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
• Überwachen von Zahlungseingängen
• Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
• Mahnen und ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
• Verwalten und disponieren von Geldmitteln auf Girokonten und Geldanlagekonten
• Rechnungskontrolle
• Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
• Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung
• Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamen Leistungen
• Erstellen der erforderlichen Meldungen an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaft
• Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
• Erstellen von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen
• Veranlassen bzw. Erstellen der Heizkostenabrechnung
• Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)
• Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommensteuer-/Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung, WEG etc.
• Terminabstimmung und Raumreservierung für Eigentümerversammlung
• Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
• Erstellen der Beschlussniederschrift
• Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen

Technische Leistungen

• Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten,  Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
• Nachhalten von Terminen (Angebote, Auftragsausführung, Mängel, Gewährleistungsansprüche)
• Einweisen und Einarbeiten des Hausbetreuungspersonals
• Beschaffen von Genehmigungen
• Abschluss von Wartungsverträgen ( Aufzug-, Heizungs-, Rolltor-, Pumpen und Feuerlöschwartung etc.)
• Vorbereiten und Organisieren von TÜV- Brandschutz, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.)
• Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
• Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (Bsp. Rohrbruch)
• Veranlassen von Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit der Versicherung
• Vergeben/ Überwachen von Instandsetzungs- und  Instandhaltungsmaßnahmen
• Beauftragen von Sachverständigen
• Kennen und Beachten von DIN-Bestimmungen, Landesbauordnung, Orts- und Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen Allgemeine Verwaltung
• Korrespondenz mit Eigentümern, Hausbewohnern und Handwerkern
• Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
• Bearbeiten von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung
• Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
• Beraten von Eigentümern, Hausbewohnern und Hausmeistern
• Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträgen etc.)
• Erteilen von Genehmigungen
• Kennen und Beachten einer Vielzahl von rechtlichen Bestimmungen

Aufgabenliste zum Download

Informationen, Beratung und Auskünfte erhalten Sie gerne von:

Margarete Oltmanns - Tel. 0711-515050-33
Sibylle Wölk
Simone Zauser - Tel. 0711-515050-36

Wir stehen Ihnen auch per E-Mail info@ebner-unternehmen.de oder Kontaktformular zur Verfügung.